Perchè procrastiniamo? 

12 tecniche per imparare a gestire la procrastinazione.

Accendi il computer per iniziare a lavorare … devi scrivere quella mail, non ti va per niente ma è importante. Decidi di fare un giro su Facebook. Poi, controllando le notifiche sui vari social vedi che la tua youtuber preferita ha caricato un nuovo video… va bene, vedrai solo quello e poi ti metterai a lavoro. Ma tra i video suggeriti ne noti uno che ti interessa molto, dura solo dieci minuti, puoi vederlo. Ecco, ora inizi. Però guardi l’ora, le 9.20, un caffè ci sta tutto. Ok, pronto. Mentre pensi a come iniziare, decidi di prendere spunto da un articolo che avevi letto tempo prima. Nel cercarlo, te ne capita uno sotto il naso davvero interessante. Leggi questo e via. Ti viene in mente un progetto che non c’entra niente con la mail, butti giù velocemente qualche appunto. Fatto, ora inizi sul serio. Ah, un attimo! Devi pagare la mensa dei bambini!Visto che hai il computer acceso lo fai subito, tanto è un attimo. Mentre stai per iniziare finalmente a scrivere, ti telefona un collega per un problema, improvvisate una riunione al volo, tempo un’ora e sarai di nuovo alla tua scrivania. La riunione dura più del previsto. Quando torni, il cliente al quale dovevi mandare la mail, chiaramente infastidito, ti manda un promemoria.

Ti vergogni, ti senti in colpa e pure un po’ arrabbiato, hai la sensazione di essere stato colto in fallo e pensi a tutto il tempo perso durante la mattina. Cos’è successo?

E’ successo che la tendenza a procrastinare ha avuto la meglio. Non per niente la procrastinazione viene spesso descritta come una forza che si oppone a quello che sappiamo di dover fare e che quindi ci tiene incollati al cellulare scrollando “ancora un attimo”, o a un libro leggendo “ancora solo un capitolo” o anche a guardare nel vuoto pensando “solo un momento e inizio”.

C’è chi procrastina perché è effettivamente poco organizzato e passa continuamente da un compito all’altro senza portarne a termine neanche uno. Oppure inizia da una moltitudine di impegni facili e poco impegnativi lasciando quelli più complicati e per i quali serve più tempo e fatica per ultimi.

Per altri invece, procrastinare è una forma di evitamento. Per qualche ragione si ha paura di quel compito specifico o si prova ansia nei confronti di una certa situazione e si tende a scappare da essi, con il risultato di un sollievo che è solo momentaneo. Non solo: di norma queste persone tendono a rimuginarci su, ingigantendo a dismisura sia l’ansia che il fatto in sè.

Il procrastinatore spesso lo è in modo seriale: tutto ciò che è negativo o complicato viene rimandato a favore di altro, almeno fino a quando la scadenza non è più prorogabile, a quel punto sopraggiunge un senso di panico, di “ommiodioadessocomefaccio????” che fa da propulsore: il tutto viene finalmente affrontato e risolto in modo però spesso confusionario e caotico.

Alcuni procrastinatori  si perdono in cose sostanzialmente inutili, come catalogare le foto in millemila cartelle ultra dettagliate, mentre altri compiono azioni anche utili ma tralasciando quelle fondamentali per un’ascesa professionale o un miglioramento cruciale della propria vita. In questo caso la procrastinazione diventa quanto mai dannosa per l’individuo, perché si trasforma in un ostacolo perennemente spostato più in là e quindi non superabile in alcun modo. Spesso infatti la tendenza a rimandare va di pari passo con il perfezionismo: “Farò un figlio solo quando la mia carriera sarà al massimo, la casa perfetta, avrò imparato a cucinare e sarò diventata ordinata”. “Inizierò a fare sport solo quando la dieta (iniziata ovviamente di lunedì) avrà iniziato a dare i primi risultati perchè altrimenti gli altri penseranno che sono ridicolo”. “Chiederò quella promozione solo quando il capo mi farà un complimento e gli astri saranno allineati in mio favore”.

Il problema di fondo non è quasi mai da ricercare in una cattiva gestione del tempo ma in un modo disfunzionale di gestire le emozioni.

Semplicemente, il nostro cervello è programmato per farci stare bene e quando un avvenimento, un impegno o una decisione da prendere ci provocano ansia, tende ad evitarla andando alla ricerca di qualcosa di piacevole che possa soppiantare la sgradevole e soffocante sensazione di pericolo incombente. Come se non bastasse, fatichiamo a vederci proiettati nel futuro, come se i noi stessi che presto o tardi arriveranno fossero altre persone e che quindi quello che rimandiamo oggi non avesse nessuna ripercussione sul nostro domani.

Come si può superare l’abitudine a procrastinare? Di seguito 12 strategie.

1) Scomporre tutto in piccoli passi

Qualsiasi cosa dobbiamo fare può essere scomposta in tante piccole azioni. Vogliamo andare a vedere quella mostra in centro: questo presuppone che sappiamo come arrivarci, gli orari di apertura e chiusura, se occorre la prenotazione, se abbiamo diritto a qualche sconto. Siamo invitati ad una festa: dobbiamo pensare all’abbigliamento (abbiamo tutto pronto? C’è qualcosa da lavare o da stirare? Quelle scarpe che vogliamo indossare sono comode o dobbiamo mettere un cerotto strategico sul piede?), al regalo da fare (ci pensiamo da soli? In gruppo? Abbiamo qualche idea o dobbiamo farci consigliare?) ecc. ecc. . Scomporre in piccoli step può aiutarci a non avere davanti una montagna da scalare ma un insieme di sassolini facilmente oltrepassabili.

2) Attivarsi

Spesso la cosa più difficile di tutte è proprio iniziare, una volta mossi il grosso è fatto! Cerchiamo di pensare di meno e semplicemente iniziare. Evitiamo di pensare a quello che dovremo fare domani o fra una settimana, concentriamoci sull’oggi, meglio ancora sul momento e …facciamo!

3) Rendere facile l’inizio

Questo punto si collega intuitivamente a quello appena precedente. Cerchiamo di trovare il bandolo della matassa, quel primo piccolo passo che ci consente di iniziare e che a cascata si porterà dietro tutto quanto. Dobbiamo organizzare una festa, probabilmente la prima cosa da fare è prendere carta e penna e buttare giù una prima lista degli invitati, non c’è bisogno di scrivere subito nel dettaglio il menù da ordinare, cosa comprare, dove prenotare.

4) Fare la cosa giusta per il motivo sbagliato

Proprio perché il nostro cervello funziona seguendo più il principio di piacere presente che un ipotetico beneficio futuro, proviamo ad ingannarlo rendendo piacevole quell’attività che tanto stiamo rimandando. Invece di iniziare ad allenarci perché così in estate saremo in formissima, facciamolo perché così possiamo concederci quel dolce che non mangiamo da una vita. Teniamo da parte la nostra rivista preferita e tiriamola fuori solo dopo che avremo fatto quella telefonata che tanto ci mette ansia. Prepariamo i nostri vestiti preferiti e indossiamoli per andare a fare quella commissione che non ci va per niente di fare ecc. ecc.

Come abbiamo visto, la procrastinazione è legata a un problema di gestione delle emozioni, ha quindi senso lavorare proprio su queste: sostituiamo le associazioni negative che abbiamo fatto con la situazione che stiamo evitando con emozioni positive che, se scelte bene, avranno addirittura il potere di “non farci vedere l’ora che …”.

5) Atteggiamento mentale

Quando dobbiamo fare qualcosa è come se quel qualcosa ci cadesse sulle spalle dall’alto. “Va fatto”. “Lo devo fare”. La motivazione è perciò spostata sull’esterno, sugli altri che si aspettano qualcosa da noi … è questa sensazione di coercizione a mettere ansia. Ma se spostiamo la motivazione all’interno, se siamo noi a decidere di fare quel qualcosa, le sensazioni cambiano. Non dobbiamo pulire il bagno perché si fa così, ma perchè è piacevole entrare in un bagno pulito e profumato. Non dobbiamo fare quel favore perché non si può dire di no ma scegliamo di farlo per togliere un’incombenza alla persona che ce l’ha chiesto (e magari la prossima volta saremo noi a chiederlo).

Proviamo a sostituire “devo farlo” con “voglio farlo” e vediamo che succede. Se non riusciamo a operare questa sostituzione è perché probabilmente quella cosa proprio non vogliamo farla: è bene allora chiedersi se non sia il caso di decidere di non farla piuttosto che continuare a rimandarla.

6) Eat that frog!

“Mangia quella rana!” ci dice Brian Tracy. Quella cosa noiosissima, fastidiosissima, che ci mette addosso un’ansia terribile … facciamola subito, come prima cosa della giornata! Questa strategia è opposta a quella del rendere l’inizio più facile possibile ma a volte servono le maniere forti, soprattutto quando ci troviamo di fronte a qualcosa che davvero corriamo il rischio di rimandare all’infinito (magari proprio continuando a scomporla in milioni di passi … pianificare troppo è paradossalmente una forma di procrastinazione) o a qualcosa che ci blocca tutte le azioni successive. Che succedere se le rane in questione sono due o tre? Iniziamo mangiando quella più grossa!

7) No al perfezionismo

Come non possiamo aspettare che tutto sia perfetto per iniziare a fare quella determinata cosa che ci spaventa, allo stesso modo non possiamo pretendere di fare tutto a puntino. A volte non c’è il tempo materiale, a volte non abbiamo le risorse giuste, a volte proprio non ce la facciamo … dobbiamo scendere a patti con il fatto che per quanto ci sforziamo non possiamo essere sempre perfetti, non possiamo sempre pensare a tutto e programmare tutto, capitano gli imprevisti, capita la giornata no, capita di fare qualcosa in cui non siamo bravi. Succede, è importante farsene una ragione. E in molte situazioni è più importante fare qualcosa in modo magari approssimativo che continuare a rimandare, a volte “il poco è già tanto“.

8) Impegnarsi con qualcuno

Di nuovo una tecnica opposta a una spiegata in precedenza. Questo perché non funzioniamo tutti nello stesso modo e non tutte le situazioni sono uguali. Può capitare che per portare a termine un compito sia necessario impegnarsi con qualcuno: il fatto di doverci rimangiare la parola data ci sprona a non rimandare. Abbiamo promesso di andare in palestra con la nostra amica, non possiamo iniziare a darle buca! Abbiamo promesso a nostro figlio di portarlo al cinema: non possiamo rischiare che tolgano dalle sale il film che vuole vedere  perché non ci piacciono i cartoni animati!

9) La matrice di Eisenhower

Spesso tendiamo a confondere ciò che è importante con ciò che è urgente. L’urgenza è data unicamente dal fattore tempo: è qualcosa che deve essere fatta subito e nel più breve tempo possibile. Mentre l’importanza è qualcosa che ha che fare con noi, con i nostri obiettivi, è qualcosa di altamente soggettivo: ciò che è importante per noi può non avere lo stesso valore per altri.

Capita di rimandare costantemente qualcosa che sarebbe estremamente importante per noi, per la nostra carriera, per la vita privata, per il nostro futuro ma che, essendo magari ramificata in più step, non ha quel carattere di urgenza che ce la farebbe mettere nella lista delle priorità, delle cose da fare subito. 

La matrice di Eisenhower ci viene incontro proprio per queste situazioni: basta prendere un foglio e una penna, dividere il primo in quattro quadranti e scrivere i nostri impegni nel quadrante più appropriato:

• il primo in alto a sinistra è per ciò che è importante e urgente => da fare ORA!;
• il secondo in alto a destra è per ciò che è importante ma non urgente => attività, impegni, situazioni a cui dare priorità, non sono urgenti perchè ci hai pensato per tempo (l’ideale sarebbe avere il primo quadrante completamente libero) ma sono importanti perché senza di esse non puoi progredire;
• il terzo in basso a sinistra è per ciò che non è importante ma urgente => generalmente sono quelle attività che qualcuno ti chiede/si aspetta da te. E’ il quadrante dove si annida praticamente tutto ciò che facciamo per senso di colpa, per paura di dispiacere l’altro, per convenzione: impariamo a dire di no o a delegare qualcuno;
• il quarto in basso a destra è per ciò che non è né importante né urgente => ovvero tutto ciò che ci fa davvero perdere tempo senza beneficio alcuno, qui rientrano tutte le distrazioni con cui ci riempiamo la vita: i social, la tv, le telefonate dei call center…

10) Timer & Tecnica del pomodoro

La tecnica del pomodoro è una strategia di gestione del tempo ideata da Francesco Cirillo e prende il nome da un timer a forma di pomodoro di quelli che si usano in cucina. Consiste nel settare un timer per 25 minuti (un pomodoro) e in questo lasso di tempo fare solo quello che abbiamo deciso di fare, immergendoci completamente in esso, senza distrazioni. Al termine dei 25 minuti, fare una pausa di 5 minuti e poi di nuovo sotto con altri 25 minuti. Dopo al massimo quattro pomodori, prevedere una pausa più lunga di 15-30 minuti. Questa tecnica, semplicissima e applicabile a tutto, ci consente di concentrarci per un periodo limitato di tempo e quindi di facilitare l’inizio di un’attività  (“tanto fra 25 minuti smetto“) e non cadere nella procrastinazione.

11) Ricompensa

Questo è un tasto dolente soprattutto per i procrastinatori perfezionisti. Quando riusciamo a portare a termine qualcosa che siamo abituati a rimandare, premiamoci. Anche se ci sembra una piccola cosa, senza importanza, senza valore … premiamoci.

Una ricompensa alla fine di un lavoro che non avevamo nessuna voglia di fare è fonte di un’enorme gratificazione personale, è un modo per complimentarsi con noi stessi, per festeggiare il superamento di un limite che sentivamo invalicabile e per darci lo sprone per il futuro. Un regalino, un dolcetto, una puntata del telefilm preferito, un piccolo acquisto … scegliamo un premio adeguato e concediamocelo.

12) Perdono

Sembra strano, ma perdonarci per aver procrastinato può aiutarci ad associare una sensazione positiva al compito che abbiamo rimandato e quindi a renderci più facile l’inizio di una nuova attività.

Inoltre ci aiuta a prenderci la responsabilità di quello che è successo, senza scaricarla sul poco tempo a disposizione o sulle altre cose che avevamo da fare o sulla tale persona che ci ha chiesto quel  favore. Spostare la responsabilità dall’esterno all’interno, quindi a noi stessi, ci impedisce di sentirci in balia degli eventi e degli altri e ci consente di percepirci come agenti attivi nella nostra vita e di quello che vogliamo raggiungere.